Herken je deze situatie? Je werknemer komt op het laatste moment aan je vragen of hij een dag onbetaald afwezig mag zijn?
Hij/zij heeft immers geen verlof meer, het is geen klein verlet of geen verlof om dwingende reden. Voor jou geen probleem, dus je gaat mondeling akkoord. Op het einde van de maand geef je deze dag als “toegestaan afwezig” door aan je loonsecretariaat. Alles netjes in orde volgens de regels van de kunst denk je dan waarschijnlijk. Maar…wist je dat de sociale inspectie niet zomaar elke onbetaalde toegestane afwezigheid aanvaardt?
Welke voorwaarden moeten vervuld zijn?
Als werkgever moet je kunnen aantonen dat er een akkoord was met de werknemer. De inspectie gaat controleren of volgende voorwaarden voldaan zijn:
- De dag toegestane afwezigheid kwam op vraag van de werknemer;
- Vóór de afwezigheid moet dit akkoord schriftelijk vastgelegd worden en de reden van de toegestane afwezigheid moet in dit schriftelijk akkoord opgenomen worden;
- Die dag waren er normale arbeidsprestaties voorzien;
- Bij deeltijdse werknemers moet ook het afwijkingsregister correct worden ingevuld en ondertekend.
Belangrijk is dus dat dit schriftelijk akkoord in orde is! Via deze link, Schriftelijk-akkoord-TA_2021, kan je een draft van zo’n schriftelijk akkoord vinden.
Meer info hierover? Aarzel niet om onze hr experten te contacteren via [email protected].