Veel werkgevers zullen dit scenario wel herkennen: je hebt veel tijd, moeite en geld besteed aan het vinden van de juiste werknemer. Je hebt dan ook nog eens maanden moeten wachten op zijn start bij jou… Eindelijk breekt de grote dag aan en kan je werknemer starten. Alles lijkt goed te gaan. Jij bent in de wolken, jouw klanten zijn in de wolken, de collega’s zijn in de zevende hemel… en toch beslist je werknemer al na enkele maanden om te vertrekken. Jammer genoeg is dit vaak de harde realiteit. ☹
Het vinden van de juiste werknemer is een uitdaging, maar het behouden van de juiste werknemer is een minstens even grote uitdaging!
Een onthaalbeleid voor nieuwe werknemers is erg belangrijk. Werknemers die niet op een goede manier worden verwelkomd en begeleid, zullen sneller de beslissing nemen om te vertrekken naar andere (in hun ogen betere) oorden. Met onze tips en tricks zet je de lijnen uit voor een warm welkom aan je nieuwe werknemer én zorg je voor goede ondersteuning tijdens zijn/haar eerste werkmaanden.
Schets een compleet onthaaltraject
Het is een slimme investering om alle nieuwe medewerkers een inwerkperiode te geven, op basis van hun functie en ervaring.
Op die manier zien zij dat er wel degelijk een “plan” is voor hun tewerkstelling bij jou en betrek je hen meer bij jouw organisatie. Je kan ze daarmee ook gemakkelijker enthousiast maken voor jouw missie/visie en hun aandeel in het verwezenlijken daarvan.
Een ander bijkomend voordeel, is dat je werknemer zich sneller gaat ontwikkelen in zijn/haar competentie, omdat je meer doelgericht tewerk gaat. Je hebt immers een duidelijk opleidingsplan voorzien tijdens die inwerkperiode. Op die manier creëer je een win-win situatie en kan je nieuwe werknemer sneller actief bijdragen aan de te behalen team- of bedrijfsdoelstellingen
1. Voor de start van de eerste werkdag
Zorg ervoor dat de nieuwe werknemer terecht komt in een warme omgeving en dat de werkplek volledig is ingericht. Op die manier voelen werknemers zich vanaf dag 1 welkom op hun werkplaats. Er is niets zo erg als aankomen op je eerste werkdag en dan zien dat je laptop nog niet eens werkt of zelfs helemaal niet besteld is.
Zorg ervoor dat de nieuwe werknemer wordt aangemeld voor relevante trainingen. Wat we tegenwoordig steeds meer horen, is dat bedrijven e-learningspakketten gebruiken. De werknemer neemt deze dan door en leert op die manier snel bij over de organisatie en de job, zonder dat dit een belasting is voor de collega’s.
Bereid een onthaalmap voor met een aantal belangrijke documenten: een welkomstbrief, een taakbeschrijving, een lijst met belangrijke contactpersonen, parkeerinformatie, missie en visie van de organisatie, informatie over de afdeling, praktische afspraken, etc.
Bereid ook de agenda van de werknemer voor de eerste twee weken voor. Hier bedoelen we dus echt letterlijk mee dat je ervoor moet zorgen dat de werknemer reeds enkele taken op zijn “to do” heeft staan.
2. Tijdens de eerste werkdag
Geef de nieuwe werknemer een rondleiding. Op die manier leert hij alle hoekjes en kantjes van jouw onderneming kennen en blijft geen enkele ruimte onbekend. Ook dat is een niet te onderschatten graadmeter voor het “thuisgevoel” van de werknemer.
Stel hem ook voor aan al de collega’s en geef hen de tijd om kort een babbeltje te maken met elkaar. De eerste indruk is namelijk heel belangrijk!
Streef er ook naar om een meter of peter binnen de organisatie aan te stellen. Dit is een persoon die je kiest binnen de organisatie, die beschikbaar is voor de werknemer bij eender welke werk gerelateerde vraag.
Plan voor de eerste dag in, dat jullie allemaal samen gaan eten (in de mate van het mogelijke). Op die manier leer je elkaar op een informele manier kennen en maak je duidelijk dat je werknemer nu deel uitmaakt van een warme organisatie mét oog voor het groepsgevoel.
3. De eerste week
Geef je werknemer een paar opdrachten en zorg ervoor dat dit deeltaken zijn van een groter geheel.
Plan vervolgens wekelijks een kort contactmoment in met de werknemer, waarin je polst hoe de werknemer zich voelt op de werkvloer en of hij/zij niet ergens mee zit waarover ze willen babbelen.
Geef tijdig feedback op de taken van de werknemer. Op die manier leert deze het snelst bij en is hij/zij veel sneller mee met de gang van zaken binnen het bedrijf.
Blijf de nieuwe werknemer voorstellen aan professionals binnen je netwerk. Betrek hem in “jouw wereldje” en zorg ervoor dat hij zich echt betrokken voelt.
Zorg ervoor dat er wekelijks een contactmoment is tussen jou en de meter/peter van de werknemer. Op die manier kan je polsen hoe het loopt met de werknemer, zonder dat je hem dat effectief steeds zelf moet vragen. Je weet maar nooit of je werknemer tegen jou een heel ander verhaal afsteekt als bij zijn peter of meter.
Het doel van deze stapjes is dat de werknemer elke dag de kans krijgt om zijn takenpakket binnen de organisatie te vergroten en om zich goed te voelen in de werkomgeving.
4. De eerste drie maanden
De werknemer is nu volledig op de hoogte van zijn rol en zijn verantwoordelijkheden. Hij begint zelfstandig te werken en levert goed werk.
Dit is niet het moment om de werknemer los te laten. Blijf regelmatig één-op-één bijeenkomsten inplannen. Op die manier heeft de nieuwe werknemer een klankbord om zijn zorgen en eventuele vragen kwijt te kunnen.
Geef de werknemer opdrachten die uitdagend zijn, maar tegelijk ook uitvoerbaar. Waak erover dat je de werknemer stapsgewijs moeilijkere taken geeft. Het is wetenschappelijk bewezen dat een bore-out nog veel erger is, dan een burn-out!
5. Na 6 maanden
Plan een opvolgingsgesprek in en vraag aan je werknemer om dit voor te bereiden. Bespreek samen wat hij/zij als positief heeft ervaren tijdens zijn/haar eerste 6 maanden en wat hij/zij minder aangenaam vond. Evalueer samen of de professionele doelstellingen die werden gesteld bij het begin van de tewerkstelling, effectief gehaald zijn.
Neem ook de tijd om even te polsen naar de relatie met zijn collega’s in dit gesprek. Goede relaties opbouwen met collega’s is zeer belangrijk voor het welzijn van de werknemer.
6. Na het eerste jaar
Plan een informeel gesprek in met de werknemer. Bevraag hoe hij het eerste jaar tewerkstelling bij de organisatie heeft ervaren. Pols of de werknemer nood heeft aan extra steun (vb. via opleiding) en lever deze aan indien dat het geval blijkt te zijn.
Lijkt jou dit een hele boterham? Of herken je veel van deze tips? Het is niet de bedoeling om dit slaafs te volgen. Elke organisatie en elke werknemer is anders. Maak er een persoonlijk onthaalbeleid van, waar alle partijen zich goed bij voelen. Zo maken jullie alvast een mooie start en ligt het pad naar een fijne samenwerking open!