JOUW EERSTE WERKNEMER START. PROFICIAT, MAAR BEN JE ER OOK HELEMAAL KLAAR VOOR?
De laatste weken worden we overstelpt door klanten die hun eerste werknemer gaan aanwerven. En dat kunnen we alleen maar super goed nieuws noemen! Ondanks de recente vele negatieve berichten in het nieuws over de nadelen van een zelfstandigen statuut, zijn er toch nog veel gepassioneerde mensen die geloven in hun dromen. Maar… ze geloven niet alleen in hun dromen, ze gaan er ook helemaal ten volle, met hart en ziel, voor. En als dan de markt ook nog eens heel positief reageert op hun idee, product of dienst, dan komen ze snel voor die oh zo belangrijke beslissing te staan: “gaan we een eerste werknemer aanwerven?”.
Uit ervaring merken we dat het heel belangrijk is dat je vanaf het moment dat je begint te denken aan het aantrekken van die eerste witte raaf, je ook effectief deskundig advies vraagt. Heel vaak stellen we vast dat startende ondernemers zeer sterk zijn in hun vak en passie, maar een weinig realistisch beeld hebben van wat een eerste werknemer nu effectief kost. Eens we die kost helemaal helder hebben gemaakt voor hen, krijgen we vaak verrassende en ja zelfs positieve reacties. Ook het kluwen van doelgroepverminderingen, subsidies, mogelijke contracten, … proberen we op dat moment een beetje meer helder te maken voor onze gepassioneerde starter. We adviseren onze klant altijd om deze berekening nog even dubbel te checken met de boekhouder. Een gewaarschuwd en goed geïnformeerd man is er immers 2 waard. Het zou zonde zijn om deze belangrijke stap in de groei van je onderneming op een verkeerd moment te nemen.
En dan komt het moment dat wij het enthousiaste telefoontje krijgen van de ondernemer-starter, niet zelden met de boodschap: “ We gaan onze eerste werknemer aannemen en hij/zij start morgen op!”. Dan moeten we op kantoor eens even glimlachen. Glimlachen omdat we super blij zijn dat die ondernemer een zo belangrijke stap in zijn groeiproces heeft gezet en wij met onze toch wel vakkundige en uitgebreide uitleg en begeleiding een steentje hebben kunnen bijdragen in deze beslissing. Maar ook een glimlach omdat we merken dat ondanks alles een starter vaak geen idee heeft wat er allemaal op de achtergrond nog moet gebeuren om die eerste werknemer morgen ook effectief aan het werk te krijgen. Maar gelukkig is er dan Talent4People. Wij gaan jou door de hele administratieve molen leiden die we op dat moment verplicht even door moeten. Maar wat betekent dit nu concreet? Waarom moeten wij dan toch even glimlachen?
Als wij jouw telefoontje krijgen om die eerste werknemer morgen te laten starten, dan gaan wij vandaag nog met volgende zaken aan de slag:
- Opvragen gegevens werkgever en werknemer
Zonder de gegevens van jouw firma en de gegevens van jouw eerste werknemer kunnen wij onmogelijk starten. Gelukkig hebben wij hier standaardformulieren voor. Je hoeft ze gewoon even in te vullen en ons terug te bezorgen. Zodra we deze ontvangen hebben, kunnen we voor jou van start gaan!
- RSZ nummer aanvragen
Vóór jouw 1ste werknemer start, moet jouw RSZ-nummer aangevraagd worden. Uiteraard nemen wij deze eenmalige taak uit jouw handen en kunnen wij dit op heel korte termijn in orde maken.
- Dimona aangifte doen
Een werknemer die bij jou komt werken, moet vóór de start van zijn/haar tewerkstelling elektronisch aangegeven zijn bij de RSZ. Dit is wat wij noemen die oh zo belangrijke dimona aangifte. Als deze niet tijdig gebeurt, wordt dit in de volksmond “zwartwerk” genoemd. Dit willen we natuurlijk vermijden en uiteraard ook de bijhorende sancties.
- Arbeidsovereenkomst opmaken en laten tekenen
Ten laatste op het moment dat een werknemer in dienst treedt, sluit je best een arbeidsovereenkomst af. We raden aan om dit schriftelijk te doen. Het is niet altijd verplicht, maar we adviseren jou om toch best altijd een contract op maat te maken. Dit om later onaangename verrassingen te vermijden. Tijdens een start willen we hier meestal nog niet aan denken, maar een verwittigd man is er 2 waard.
- Arbeidsreglement opmaken
Het arbeidsreglement omschrijft de rechten en de plichten van de werknemer in jouw organisatie. Dit document maak je best altijd op maat. Het heeft geen zin om een standaarddocument te gebruiken, want dan gaat het weinig of geen praktische waarde voor jou hebben. Het opstellen en registreren van het arbeidsreglement is vaak een hele stap voor jou als startende ondernemer. Daarom dat wij dit ook graag uit jouw handen nemen. En als je dan inspectie krijgt, kan je met een gerust hart jouw volledig op maat gemaakte en geregistreerde arbeidsreglement tonen.
- Arbeidsongevallenverzekering afsluiten
Een arbeidsongevallenverzekering is onontbeerlijk en sluit je ook af vóór de werknemer start. Deze verzekering beschermt jouw personeel en jezelf tegen ongevallen op het werk en van en naar het werk. Ontbreekt de arbeidsongevallenverzekering, dan wacht jou een fikse boete. De premies voor de arbeidsongevallenverzekering verschillen sterk in functie van het risico van jouw activiteiten, het type job, arbeider of bediende,… Je neemt best contact op met je verzekeringsagent en vergelijkt een aantal verschillende offertes.
- Aansluiten bij externe geneeskundige dienst
Je moet je ook nog aansluiten bij een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (EDPBW). Op die manier garandeer je de hygiëne, ergonomie en veiligheid van jouw medewerkers op de werkvloer. Deze dienst organiseert bijvoorbeeld ook de medische onderzoeken. In praktijk zal je (hopelijk) niet te veel met hen in aanraking komen. Je betaalt een aansluitingskost en een jaarlijkse bijdrage. De tarieven liggen wettelijk vast, dus de keuze van de leverancier is niet altijd even evident. Want hun service ken je natuurlijk pas achteraf. Vanuit onze ervaringen in het verleden, werken wij graag met een bepaalde partner samen die ook op KMO maat werkt. Maar uiteraard staat je keuze volledig vrij. Indien gewenst kunnen wij jouw altijd helpen met je aansluiting.
- Aansluiten bij kinderbijslagfonds
En tenslotte is er nog de verplichte aansluiting bij een kinderbijslagfonds. Dit fonds betaalt kinderbijslag aan je werknemers, als ze hier recht op hebben. Deze aansluiting is gratis, maar moet binnen de 90 kalenderdagen na de aanwerving van het eerste personeelslid in orde zijn, zelfs al heeft die eerste werknemer geen kinderen.
Wat denk je na het lezen van dit lijstje? Een hele administratieve boterham, niet? Waarschijnlijk begrijp je nu waarom wij regelmatig moeten glimlachen als we een telefoontje krijgen met goed nieuws van een ondernemer.
Maar ondanks deze hele administratieve weg die afgelegd moet worden, vinden wij het belangrijk dat wij jullie hier heel flexibel en kort op de bal spelend bij kunnen helpen. Het is niet altijd evident, het vergt soms wat kunst- en vliegwerk om alles nog tijdig rond te krijgen tegen morgen, maar als het weer gelukt is, klinken wij samen met die gepassioneerde ondernemer graag op deze belangrijke mijlpaal in de groei van zijn bedrijf.